Es kann schwierig sein, den Überblick über die Termine und Verfügbarkeiten aller Mitarbeiter zu behalten, vor allem, wenn du mit Teammitgliedern über die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen, die Planung von Teamaktivitäten oder die Koordination von Reisen zusammenarbeiten musst. Mit einem Google-Kalender kannst du deinen eigenen Terminplan verfolgen und sehen, wann andere frei sind – aber was ist, wenn du auch die Verfügbarkeit deiner Kolleg/innen im Auge behalten willst?
Wie kannst du deinen Google-Kalender ganz einfach mit deinem Team teilen? Unser Leben ist vernetzter als je zuvor, auch dank des Aufstiegs virtueller Assistenten wie Alexa und Siri. Deshalb haben Softwareentwickler viele Apps entwickelt, mit denen wir von überall aus miteinander in Kontakt treten können. Egal, ob du von zu Hause aus oder im Büro arbeitest, es gibt viele Möglichkeiten, mit deinem Team über den Google Kalender in Verbindung zu bleiben.
Warum ist es so wichtig, deinen Google Kalender mit deinem Team zu teilen?
Der Google Kalender ist für die meisten Büroangestellten zum Standardkalender geworden. Er ist einfach zu benutzen, wird mit deinem Telefon und Computer synchronisiert und ist von überall aus zugänglich. Vielleicht möchtest du deinen Kalender aber auch mit deinem Team teilen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Wenn du ein Gruppenprojekt koordinieren oder ein Team leiten musst, das aus der Ferne arbeitet, ist es hilfreich zu sehen, wann jeder für ein Treffen verfügbar ist.
Das macht es einfacher, Zeiten zu finden, die für alle passen, und stellt sicher, dass nichts durch die Maschen fällt. Wenn du deinen Kalender mit deinem Team teilst, kannst du sie einladen, Termine zu sehen und/oder hinzuzufügen, und erhältst außerdem Updates über ihre Verfügbarkeit. So kannst du deine Teammitglieder im Auge behalten und sicherstellen, dass du keine Termine doppelt buchst oder Fristen verpasst.
Welche Apps machen die Zusammenarbeit mit deinem Team am einfachsten?
- Google Kalender: Die erste Möglichkeit, wie du deinen Kalender mit deinem Team teilen kannst, ist, deinen Google-Kalender mit seinem zu verknüpfen. Klicke dazu auf das Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke deines Kalenders, wähle „Andere Kalender“ und klicke auf „Einen weiteren Kalender hinzufügen“. Auf dem nächsten Bildschirm wählst du das Teammitglied aus, dessen Kalender du hinzufügen möchtest, und diese Person wird aufgefordert, deine Einladung anzunehmen.
Wenn du deinen Kalender mit bestimmten Personen teilen möchtest, kannst du ihnen einen Link zu deinem Kalender schicken.
- Trello: Eine weitere gute Möglichkeit, mit deinem Team zusammenzuarbeiten, ist Trello. Diese App ist ein virtuelles Schwarzes Brett, mit dem du verschiedene Boards (oder Listen) für verschiedene Projekte erstellen und jedem Board Teammitglieder zuweisen kannst. Du kannst auch Spalten für Aufgaben, Fälligkeitstermine, Ressourcen und mehr erstellen und dein Trello-Board mit deinen Teammitgliedern teilen.
Die besten Möglichkeiten, deinen Google Kalender mit deinem Team zu teilen
- Google Kalender: Wenn du deine Teammitglieder einladen möchtest, deinen Kalender anzusehen, aber nicht zu bearbeiten, klicke auf das Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke deines Kalenders, wähle „Andere Kalender“ und klicke auf „Einen weiteren Kalender hinzufügen“. Auf dem nächsten Bildschirm wählst du das Teammitglied aus, dessen Kalender du sehen möchtest, und es wird aufgefordert, deine Einladung anzunehmen.
- Asana: Eine weitere gute Möglichkeit, einen gemeinsamen Kalender zu nutzen, ist Asana. Diese App wurde entwickelt, um Teams bei der Verwaltung von Projekten zu unterstützen. Du kannst deinem Asana Board einen Kalender hinzufügen, um Besprechungszeiten und Fristen im Blick zu behalten. Sobald du eine Kalendertafel erstellt hast, kannst du deine Teammitglieder einladen, Termine zu sehen und hinzuzufügen.
Mit welchen Apps ist es am einfachsten, die Verfügbarkeit der einzelnen Teammitglieder privat zu verfolgen?
- Doodle: Wenn du die Verfügbarkeit für Einzelgespräche privat verfolgen willst, kannst du mit Doodle private Verfügbarkeitsanfragen an deine Teammitglieder senden. Du kannst diese App auch nutzen, um eine Umfrage zu erstellen und deine Teammitglieder aufzufordern, über eine bevorzugte Besprechungszeit abzustimmen.
- Google Kalender: Wenn du die Verfügbarkeit für größere Meetings privat verfolgen willst, kannst du mit Google Calendar Verfügbarkeitsanfragen an deine Teammitglieder senden. Du kannst diese App auch nutzen, um eine Umfrage zu erstellen und deine Teammitglieder aufzufordern, über ihre bevorzugte Besprechungszeit abzustimmen.
Fazit
Ganz gleich, ob du in einem traditionellen Büro oder von unterwegs arbeitest, die Verfügbarkeit deiner Teammitglieder im Auge zu behalten, ist der Schlüssel, um organisiert zu bleiben und die Aufgaben zu erledigen. Du kannst eine dieser Apps verwenden, um einen gemeinsamen Kalender im Auge zu behalten, oder sogar separate Kalender für verschiedene Teams oder Projekte erstellen. Wenn du z.B. ein Verkaufsteam und ein Marketingteam leitest, kannst du für jedes Team einen eigenen Kalender erstellen und sie einladen, Termine in ihren eigenen Kalendern anzuzeigen und/oder hinzuzufügen. Auf diese Weise kannst du leicht verfolgen, wann die einzelnen Teams in Meetings sind, und sie können ihre eigenen Kalender einsehen, auch wenn sie nicht bei Google angemeldet sind.
